Privacyverklaring

Privacyverklaring Stichting tot Beheer van de Hasseltse Kapel

In het administratiesysteem van de Stichting zijn diverse gegevens opgenomen over personen die betrokken zijn bij de Hasseltse Kapel, zoals vrijwilligers, werknemer(s), bestuursleden en oud-bestuursleden, donateurs, ontvangers van de Nieuwsbrieven, huurders van de kapel en zakenrelaties. Daarbij gaat het om namen, contactgegevens en financiële gegevens. In het navolgende worden deze personen ook aangeduid als “betrokkenen”.
In het financieel systeem zijn financiële gegevens over werknemers, vrijwilligers, donateurs, huurders en zakenrelaties vastgelegd.
In schriftelijke documentatie, in de digitale Nieuwsbrief en op de website staan namen en contactgegevens. Ook staan er foto’s in van activiteiten waarop personen herkenbaar kunnen staan afgebeeld.
In de kerkelijke registers staan gegevens genoteerd over de sacramenten (met name huwelijken) die in de kapel zijn voltrokken. Het gaat daarbij over de datum van uitvoering van het sacrament en de namen van de daarbij betrokken personen.

Wat zijn de doeleinden van de parochie voor opslag en gebruik van de persoonsgegevens?

Voldoen aan de administratieve verplichtingen die worden gesteld voor de deelname aan het kerkelijk leven.
Een doelmatige administratieve organisatie van de stichting.
Bron voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.

Het gerechtvaardigde belang van de stichting bij:
1. het in standhouden van een doelmatige organisatie van de stichting door het bijhouden van de administratie van betrokkenen, financiële administratie en kerkelijke registers;
2. het onderhouden van contact met personen die betrokken zijn bij de stichting en
3. het uitoefenen van haar kerkelijke opdracht.
De uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;
De nakoming van een wettelijke verplichting van de burgerlijke (bijvoorbeeld de belastingdienst) of kerkelijke overheid;
De toestemming die de betrokkene heeft verleend (bijvoorbeeld door als vrijwilliger toe te treden tot de stichting of zich op te geven als abonnee op de Nieuwsbrief of een bijeenkomst van de stichting).

De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het gebruik er van.
Uitzonderingen zijn gegevens die niet zonder onredelijke inspanning verwijderd kunnen worden (zoals oude gedrukte nummers van Nieuwsberichten), gegevens die bewaard moeten worden op grond van een kerkelijk voorschrift (bijvoorbeeld de registratie van sacramenten in de kerkelijke registers) of in het algemeen belang worden bewaard in het archief van de stichting.

Persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan personen en organisaties die daar toe gerechtigd zijn, zoals de Belastingdienst op grond van een wettelijke plicht of een verwerker die door de stichting is belast met een opdracht.

De beveiligde toegang tot het administratiesysteem is beperkt tot de leden van het stichtingsbestuur, de administrateur en medewerkers en vrijwilligers van de stichting die daartoe door de stichting zijn aangewezen. Andere personen hebben geen toegang.
De beveiligde toegang tot het financieel systeem is beperkt tot de financieel administrateur(s) en de leden van het stichtingsbestuur. Andere personen hebben geen toegang.
Vrijwilligers kunnen bestanden met persoonsgegevens krijgen voor zover die nodig zijn voor de uitoefening van hun functie (bijvoorbeeld de verspreiding van de Nieuwsbrief). Zij vernietigen deze bestanden zodra deze niet langer nodig zijn.

Iedere betrokkene heeft recht op inzage in de over hem/haar opgeslagen persoonsgegevens. Hiervoor kan een verzoek worden ingediend, voorzien van identificatie, bij het bestuur.
Als een fout wordt aangetroffen, kan dit worden doorgegeven aan het bestuur, die dat beoordeelt.

Een verzoek om contactgegevens, financiële of andere algemene persoonsgegevens te verwijderen kan worden gericht aan het bestuur. Het bestuur beoordeelt het verzoek.

Verzoeken of klachten m.b.t. de behandeling van persoonsgegevens kunnen door de betrokkene worden gestuurd aan het bestuur.
Betrokkene krijgt schriftelijk bericht over het resultaat van het ingediende verzoek of de ingediende klacht.
Indien het bestuur het verzoek of de klacht niet of slechts gedeeltelijk honoreert kan betrokkene desgewenst een klacht inzake het geschil met de stichting richten aan de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens
T.a.v. de klachtencoördinator
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG

Aldus vastgesteld door het bestuur van de Stichting tot Beheer van de Hasseltse Kapel op 29 augustus 2018

Adres